Pour qu'un événement soit réussi, il faut beaucoup plus que la simple planification du thème. Vous devez promouvoir votre événement et cela ne doit pas nécessairement être coûteux. En outre, de nombreux aspects doivent être pris en compte, que vous pouvez éventuellement déléguer. Ne prévoyez donc jamais votre événement à la dernière minute. Un bon concept, associé à tous les autres facteurs, constitue la base d'une organisation d'événement durablement réussie.
1) Prévoyez un bon concept de l'événement
Tous les participants remarquent si l'événement se déroule sans concept. Cela ne signifie pas que vous ne devez jamais vous écarter de ce plan. Mais si vous avez bien planifié votre événement, il vous sera toujours plus facile de revenir au concept. Bien entendu, il vous sera alors plus facile de mener un marketing événementiel ciblé. Car en fin de compte, le marketing s'oriente logiquement vers le concept de l'événement dans son ensemble. Pensez aussi à la dimension internationale, et faire traduire toute votre communication papier ou digitale en amont, en utilisant un logiciel de traduction comme Deepl ou Google traduction.
2) La caractérisation de votre groupe cible relève également du marketing événementiel
Plus vous pourrez le décrire précisément, plus vous pourrez promouvoir votre événement. Réfléchissez à ce que vos cibles attendent de l'événement et, le cas échéant, au programme d'accompagnement à organiser.
3) L'étape logique suivante est la planification des dates
Bien entendu, il ne s'agit pas seulement de fixer la date. Vous devez également réfléchir aux étapes de la préparation et au temps nécessaire. Et pour éviter de recevoir des inscriptions à des dates erronées, n'inscrivez pas vos événements tant que vous n'êtes pas sûr de leur date. Dans le cas contraire, vous risquez d'irriter les participants, et ce généralement à long terme.
4) Les finances doivent également être planifiées
Quelles factures sont dues et à quel moment ? Quelles sont les étapes que vous pouvez prendre en charge vous-même et celles que vous préférez déléguer ? Cela implique bien sûr de rechercher comment et où vous pouvez inscrire gratuitement votre événement. N'oubliez pas non plus que, par exemple, un lieu bon marché peut correspondre à votre budget. D'un autre côté, il n'est peut-être pas nécessaire, surtout au début, de choisir un lieu particulièrement prestigieux. Il est préférable d'opter pour un lieu qui ne soit pas trop cher, mais qui soit facilement accessible.
5) Le marketing est une étape essentielle de votre événement
Réfléchissez à la manière dont vous allez promouvoir votre événement. Facebook peut être un partenaire essentiel. En effet, les groupes cibles y sont déjà très bien pré-filtrés et vous pouvez donc faire la promotion de l'événement en ne dépensant que l'argent qui en vaut vraiment la peine. Vous pouvez promouvoir votre événement en utilisant un mélange sain de publicité en ligne et de marketing hors ligne. N'oubliez pas les participants potentiels sur place. Ils sont souvent assez enclins à se rendre à un événement à proximité, car cela ne demande que peu d'efforts.
6) Un service de restauration complète un événement
Vous n'avez pas besoin de vous placer vous-même pour servir vos invités. Déléguez cette tâche à des entreprises qui le font quotidiennement et occupez-vous de vos invités. La plupart des invités garderont un bon souvenir d'un bon service de restauration et seront enclins à vous recommander en tant qu'organisateur ou à assister à vos événements.
7) Osez déléguer
Vous pouvez par exemple promouvoir votre événement en faisant appel à un prestataire de services. Vous pouvez justement confier la promotion directement sur place à des jobbers. Bien sûr, vous devez quand même contrôler le marketing. Mais évitez de perdre du temps à distribuer des affiches, par exemple. Vous pensez peut-être qu'au début, il n'est pas nécessaire de déléguer. Mais pendant que vous faites promouvoir votre événement gratuitement, vous pouvez vous occuper de votre activité principale et être disponible pour les participants et les contributeurs. Si vous passez des heures à promouvoir votre événement, vous risquez de perdre des réservations importantes.
8) Soignez votre communication
Cela ne s'applique pas seulement à la page interne de l'entreprise, mais aussi à la communication pendant l'événement. Comment êtes-vous joignable par vos participants et, idéalement, également pendant l'événement ? Que pouvez-vous faire et que ne voulez-vous pas faire ?
9 Bien entendu, la réussite d'un événement ne se limite pas à faire de la publicité, à inscrire l'événement et à l'organiser
Un événement vraiment réussi implique également un bon suivi. Ainsi, les participants se sentent pris en compte dans leur ensemble et n'ont pas l'impression que vous avez simplement voulu gagner de l'argent et que les gens vous sont totalement indifférents. Démarquez-vous grâce à un suivi bien conçu, contactez les participants et fidélisez ainsi les gens en tant qu'organisateur compétent.
