Quelque soit votre activité il se peut que vous receviez des appels entrants. Démarchage commercial, prises de rendez-vous, sollicitations RH, demandes de renseignements… la mise en place d’un standard est presque inéluctable. Pourquoi est-ce important ? Comment un spécialiste de la gestion de standard comme celui-ci peut vous faciliter la vie au quotidien ? C’est ce que nous vous expliquons dans cet article.
Le standard, premier interlocuteur de votre clientèle
L’accueil téléphonique un élément très important de votre relation client. En effet, il s’agit du tout premier contact de votre interlocuteur. Pour faciliter les échanges, centraliser les demandes et réceptionner les bonnes informations, vous devez mettre en place un standard efficace.
Cependant, cela représente une certaine charge. Tout d’abord vous devez trouver la bonne personne pour s’en occuper. Elle doit être à la fois aimable, patiente mais aussi très organisée pour gérer un flux d’appels important et retranscrire les différentes données. Ce poste représente aussi un coût pour votre entreprise (salaires, charges, matériel bureautique…).
C’est pour répondre à un réel besoin technique et financier que ce sont développés les entreprise spécialisées dans la gestion de standard.
Gestion de standard : avantages et bonnes pratiques
Un accueil téléphonique disponible sur de grandes plages horaires, une réactivité efficace, du personnel formé à la relation client… Retrouvez maintenant les différents avantages qu’il y a à faire appel à ce type de service.
Des professionnels dédiés à votre clientèle
Les entreprises spécialisées en gestion de standard mettent à votre disposition des équipes d’hommes et de femmes formés à l’accueil clientèle. Ces groupes de personnes prennent en charge de manière commune les différentes tâches liées à votre activité. Cela comprend les appels entrants de votre entreprise, la prise de rendez-vous ou les rappels par téléphone, email et sms, ou encore la mise en place d’un planning en ligne accessible par votre clientèle.
Les avantages de la gestion de standard
Bien évidemment, il se peut que vous soyez un peu réticent à l’idée d’externaliser votre standard. Pour vous aider à en cerner le réel intérêt, voici une liste non exhaustive d’avantages que représentent un tel service :
- Temps de décrochage du téléphone réduit dû à la multiplicité des équipes
- Pas de risque d’un standard fermé lorsqu’un employé est malade ou absent
- Mise à disposition d’une plateforme de prise de rendez-vous pour vos clients ou utilisation de votre plateforme de prédilection comme celle-ci dans le secteur médical
- Possibilité de gérer des clients ou patients dans différentes langues
- Mise à disposition d’une assistante dédiée pour retranscrire les communications
- Gestion de vos messages entrants sur différents canaux : appel, SMS, email…
Bien sûr, ces points positifs s’accompagnent d’une réelle économie de temps pour vous et d’un gain financier certain pour votre entreprise. En effet, ce type de prestation fonctionnent la plupart du temps par abonnement. Vous n’aurez pas à vous soucier d’un salaire, de charges sociales, d’arrêt maladie…
Qu’en est-il de la relation de proximité ?
Le recours à une entreprise externe pour gérer votre accueil téléphonique ou votre standard peut faire peur. Comme toute entreprise vous souhaitez proposer une bonne expérience client et vous avez peut-être peur que ce type de prestation créée une distance avec vos contacts. Dans ce cas, nous vous conseillons d’avoir recours aux services d’une entreprise à taille humaine, localisée en France.
Gestion de standard, accueil téléphonique : des solutions adaptées à vos besoins
Différents professionnels proposent leurs services en gestion de standard et accueil téléphonique. La plupart du temps ils mettent à disposition des offres à plusieurs niveaux pour vous permettre de trouver la solution vraiment adaptée à votre besoin. Les offres premium sont les plus complètes et regroupent de nombreux avantages : réponse aux appels en moins de 15 secondes, mise à disposition d’une assistante dédiée qui retranscrit vos messages, gestion de la prise de rendez-vous complète par téléphone, email et sms etc.
