L’archivage électronique, la facilitation de l’indexation, du classement, de la recherche et de l’exploitation des données sont autant d’avantages qui font de la GED une solution extrêmement pratique, et presque incontournable pour les entreprises de nos jours. Cela dit, si l’importance de la Gestion électronique de documents ne fait plus aucun doute, ceux qui souhaitent l’adopter ont souvent du mal à choisir entre les deux principales possibilités, à savoir les logiciels libres et propriétaires. Alors, Open Source ou acteurs historiques : que choisir ?
Logiciel GED Open Source : quésaco ?
Avant tout développement, il faut savoir que ce terme s’emploie pour désigner tout programme informatique dédié à la GED, et dont le code source est ouvert et librement accessible à tous. C’est d’ailleurs ce pour quoi ce type de programme est également appelé logiciel « libre », par opposition aux autres versions, qui sont pour la plupart payantes. L’utilisation des logiciels Open Source est de plus en plus tendance aujourd’hui, fortement vulgarisée par les plateformes spécialisées en gestion électronique de documents comme archiveco.fr, qui soit dit en passant constitue une véritable référence en la matière.
Quelles différences avec les acteurs historiques ?
Si les versions de logiciel Open Source rivalisent désormais avec les autres programmes informatiques dédiés à la GED, c’est justement du fait de cette différence concernant la liberté du code source. Il faut savoir que ce dernier constitue en quelque sorte la recette du programme informatique, qui permet de modifier le logiciel GED Open Source pour l’améliorer, et le redistribuer librement. Une possibilité qui n’existe tout simplement pas avec les solutions propriétaires de gestion électronique de documents. Plusieurs implications en découlent.
Par rapport aux prix
La nette différence relative à l’accessibilité du code source se ressent d’emblée sur le coût : les logiciels libres sont gratuits la plupart du temps, en fonction de la licence qu’ils utilisent. En conséquence, les solutions GED Open source (ou gratuites) ont un coût de licence nettement inférieur par rapport aux solutions propriétaires, c’est-à-dire aux logiciels dont le code source n’est pas gratuit. Opter pour un programme informatique Open Source pour la gestion de son archivage électronique constitue donc une alternative plus économique. Et ce n’est pas tout !
Autres avantages
Les logiciels Open Source dédiés à la gestion électronique de documents disposent en outre d’un atout non moins négligeable : il s’agit de la capacité d’évolution du programme en lui-même, qui peut bénéficier de nombreuses améliorations s’il est suivi par une importante communauté. D’où l’intérêt de choisir un logiciel de GED libre bénéficiant d’une notoriété conséquente ! De façon plus générale, les critères à prendre en compte pour son prestataire d’archivage électronique sont d’ailleurs à voir sur Gataka.fr.
Un autre point majeur qui rend les programmes gratuits plus avantageux que les solutions propriétaires, c’est la standardisation et l’ouverture des logiciels libres. En effet, l’Open Source ne rend pas esclave d’une alternative logicielle, et permet plutôt de basculer aisément vers de meilleures solutions informatiques, contrairement aux logiciels propriétaires !
Quelques inconvénients néanmoins
L’utilisation des logiciels libres ne présente cependant pas que des avantages. Avant de s’engager avec une telle solution, il faudra faire attention aux coûts cachés des GED Open Source, notamment en ce qui concerne les frais de prestation, qui dépassent largement le coût de la licence !
Les programmes informatiques libres sont par ailleurs difficiles à manier, nécessitant généralement le recours à un responsable informatique pointilleux, efficace et réellement expert, pour qu’aucun problème de paramétrage du logiciel Open Source n’entrave la production. Attention donc à tenir compte de tous ces aspects avant de choisir !
